A gestão de terceiros tornou-se parte essencial das operações de muitas empresas. À medida que as organizações buscam otimizar sua operação, a contratação de terceiros para fornecer produtos, serviços ou suporte técnico é cada vez maior.
No entanto, a terceirização também traz riscos significativos, que podem afetar a reputação, a segurança e o sucesso geral de uma empresa. É por isso que, além de seguir passos que tornam a gestão de terceiros algo totalmente integrado à engrenagem da sua corporação, é preciso também estabelecer critérios de avaliação para manter sempre o nível de excelência e mitigar os riscos que podem surgir na operação.
O DESAFIO
O principal desafio enfrentado pelas empresas na gestão de terceiros é o próprio risco associado a essa prática. As empresas tomadoras de serviço possuem a responsabilidade de fiscalizar os seus terceiros para garantir um trabalho justo e em conformidade com as leis e normas. Os terceiros, incluindo fornecedores, parceiros de negócios e prestadores de serviços, têm um grande poder quando falamos sobre a estrutura de uma organização, podendo gerar impactos tão positivos quanto negativos.
Mas quais ações podem gerar esse impacto negativo?
Várias! Por exemplo: tem se tornado comum nas manchetes dos jornais casos de trabalho análogo à escravidão. Esse tipo de situação gera um impacto muito negativo na empresa tomadora de serviço por ter seu nome associado a essa prática irregular.
Podemos listar aqui danos à imagem da empresa, danos financeiros, processos trabalhistas, acidentes com funcionários terceiros, perda de oportunidade de negócios e outros impactos. Fazer a gestão dos seus fornecedores é papel da contratante também! Conforme citei anteriormente, as empresas possuem um papel legal e também social muito forte na promoção de um ambiente de trabalho justo e seguro. Se a sua empresa não possui uma gestão de terceiros eficiente e estratégica, esse tipo de situação pode gerar danos irreparáveis.
MELHORES PRÁTICAS
Para mitigar os riscos que comentei acima, os executivos devem estar atentos às etapas que precisam ser seguidas para que a gestão de terceiros traga resultados efetivos para a empresa. Em resumo, é necessário ter uma gestão de terceiros que acompanhe todo o ciclo do contrato, ou seja, antes, durante e no encerramento do relacionamento com o seu fornecedor.
Antes de contratar um fornecedor, é crucial conduzir uma due diligence abrangente. Isso inclui avaliar a reputação, histórico de conformidade, políticas de segurança da informação, aspectos ESG, capacidade financeira e processos operacionais do terceiro. Selecionar parceiros confiáveis e que já possuem boas práticas comerciais estabelece uma base sólida para uma gestão de terceiros mais segura e participativa.
O estabelecimento de contratos bem definidos é fundamental para proteger os interesses da empresa. Os contratos devem abordar claramente as responsabilidades, expectativas, métricas de desempenho, cláusulas de confidencialidade, segurança de dados e mecanismos de resolução de disputas. Garantir que todas as partes envolvidas entendam e concordem com os termos contratuais é crucial para evitar conflitos futuros.
A gestão de terceiros não termina após a assinatura do contrato, pelo contrário, é aí que ela se mantém com força total. As empresas devem implementar processos robustos de monitoramento contínuo para avaliar o desempenho e a conformidade dos terceiros. Isso pode incluir auditorias regulares, revisões de documentação por período, e sempre que for mobiliado um novo trabalhador, análise de métricas de desempenho e compartilhamento de informações sobre segurança cibernética. Monitorar de perto as atividades dos terceiros permite detectar problemas em potencial e tomar medidas corretivas oportunamente.
Uma gestão de terceiros bem-sucedida requer uma comunicação clara e uma colaboração eficaz entre todas as partes envolvidas. Os executivos devem estabelecer canais de comunicação abertos, promover a transparência e incentivar uma cultura de parceria. Ao estabelecer relacionamentos sólidos com os terceiros, as empresas podem garantir uma troca de informações eficiente, alinhamento de objetivos e solução conjunta de problemas.
Apesar dos melhores esforços de gestão, problemas podem surgir com os terceiros. É essencial que as empresas tenham um plano de contingência bem definido para lidar com interrupções repentinas de serviços ou falhas nos processos dos terceiros. Isso inclui ter acordos de backup, alternativas de fornecimento e planos de recuperação de desastres para minimizar o impacto nos negócios.
FOCO EM ESG
Atualmente, muitas empresas estão cada vez mais focadas em contratar parceiros de negócios que demonstrem compromisso com as práticas de ESG. No entanto, é importante destacar que uma abordagem eficaz em relação ao ESG deve considerar não apenas os possíveis novos fornecedores, mas também os fornecedores que já fazem parte da sua cadeia de suprimentos.
Ao avaliar e selecionar parceiros de negócios, é essencial analisar criteriosamente suas práticas e políticas relacionadas à sustentabilidade ambiental, responsabilidade social e governança corporativa, a fim de garantir uma abordagem holística e alinhada com os princípios de ESG em toda a operação da empresa contratante.
Ignorar esses aspectos pode acarretar riscos significativos, incluindo potenciais danos à reputação da empresa contratante, riscos legais e de conformidade. Além disso, se os contratados não aderirem aos mesmos padrões e princípios de ESG, isso pode dificultar os esforços da empresa contratante em alcançar metas de sustentabilidade e responsabilidade social.
Para evitar esses problemas, é fundamental estabelecer critérios claros de avaliação e seleção de fornecedores, considerando seus compromissos e desempenho em relação aos aspectos ambientais, sociais e de governança. Afinal, não existe sustentabilidade sem considerar todos esses aspectos.
**Bruno Santos, é sócio e responsável pela Gestão de Terceiros da Bernhoeft. Especialista em Gestão de Riscos com Terceiros, é formado em Administração de Empresas pela Universidade Federal de Pernambuco e possui MBA em Gestão de Projetos pela Fundação Getúlio Vargas. Foi um dos criadores do primeiro curso de Gestão de Terceiros do Brasil e participou da criação do conceito de Nível de Maturidade na Gestão de Terceiros.
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